Nuovo DL Semplificazioni: normativa caotica sulla conservazione digitale

Da Assoconservatori le indicazioni alle imprese per non sbagliare 

Con il nuovo DL semplificazioni è stato approvato un emendamento che crea ambiguità nella normativa sulla corretta formazione, tenuta e conservazione delle scritture contabili. In gioco c’è la coerenza fra un processo ormai consolidato – quello digitale – e tentativi di gestione ibrida rispetto al vecchio approccio cartaceo. Tutto questo crea confusione e rischi sanzionatori per le imprese. In questo articolo, curato da Assoconservatori, mettiamo in luce i “tranelli” e soprattutto le azioni da non fare da parte delle imprese

Le modifiche introdotte dal nuovo DL Semplificazioni

Con il nuovo DL semplificazioni (art. 1 c. 2-bis DL 73/2022) è stato approvato un emendamento che sembra modificare la normativa in materia di corretta formazione, tenuta e conservazione delle scritture contabili. Il novellato articolo 7 comma 4-quater del decreto-legge 10 giugno 1994 n. 357, convertito con modificazioni dalla L. 08 agosto 1994 n. 489 (in G.U. 10/08/1994, n.186. – “Disposizioni tributarie urgenti per accelerare la ripresa dell'economia e dell'occupazione, nonché per ridurre gli adempimenti a carico del contribuente”) ad oggi recita:

In deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono, in ogni caso, considerate regolari in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale ai sensi del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.

Ciò implica che, in assenza di stampa nei termini di Legge o di conservazione digitale a norma, la produzione di una copia cartacea sarà ritenuta sufficiente ai fini di una eventuale verifica o ispezione, a condizione che le registrazioni risultino correttamente aggiornate sul sistema gestionale e che la stampa avvenga in presenza degli incaricati dell’Amministrazione Finanziaria.

Dalla lettura dell’articolo e in particolare il passaggio che dichiara “in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale” si ritiene che la norma si riferisca esclusivamente ai registri contabili di natura cartacea non conservati entro i termini di legge prescritti dal comma 4-ter del suddetto art. 7.

Inoltre non decade l’obbligo di conservazione digitale, poiché i registri contabili di natura informatica non necessitano di essere stampati entro un termine per avere valore, in quanto il proprio valore si realizza nella loro natura informatica in base all’art. 2215-bis del Codice Civile, e non cambia dunque il fatto che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari debbano possedere le caratteristiche dell'immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità e debbano essere conservati in modo tale che siano rispettate le norme del Codice Civile, le disposizioni del Codice dell'amministrazione digitale oltre alle regole tecniche e le altre norme tributarie (come da art. 2 DMEF 17/06/2014).

E ancora, facendo riferimento alla Risoluzione 16/E 28/03/2022, è esplicito che le disposizioni sulla tenuta delle scritture siano distinte dalle disposizioni sulla conservazione delle stesse e la modifica apportata dal DL semplificazioni sia da applicare esclusivamente ai fini dell’esibizione in fase di ispezione per i documenti di natura cartacea, ma che non vada a modificare in alcun modo le prescrizioni dettate dal CAD, dal DMEF 17/06/2014 e dall’art. 2215-bis del Codice Civile che prevedono l’obbligo di conservazione digitale per i documenti informatici fiscalmente rilevanti.

Cosa deve fare l’azienda per non sbagliare?

Alla luce delle semplificazioni date dal già citato art. 1 c. 2-bis (DL 73/2022) ogni azienda dovrà stabilire a monte la natura del documento.

Se il documento è informatico allora:

• Il libro sarà tenuto e formato in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 2215-bis del Codice Civile e, di conseguenza, l’imposta di bollo dovrà essere assolta ogni 2500 registrazioni attraverso pagamento di F24.

Se invece si dovesse decidere di passare nuovamente a un documento analogico, allora:

• Il libro detenuto sui server e prodotto tramite stampa in fase di accertamento, sarà, di conseguenza, soggetto all’imposta di bollo che dovrà essere corrisposta nella misura di una marca ogni 100 pagine, tramite F23 o pagamento virtuale.

Se dobbiamo basarci sul comportamento conclusivo, allora il Libro non conservato digitalmente e stampato a richiesta, diventa documento analogico e a questo devono riferirsi tutte le azioni legate al documento stesso.

Perché la conservazione digitale è la scelta più sicura

A parte il caos prodotto dalle varie interpretazioni date a tale emendamento, il punto centrale riguarda i benefici che l’attivazione di un sistema di conservazione digitale comporta per la sicurezza dei dati e dei documenti aziendali. Conservare vuol dire preservare nel tempo il valore di un’informazione, garantendone l’immodificabilità, l’integrità e l’autenticità oltre che leggibilità e reperibilità.

In questo momento di caos si rischia di ignorare erroneamente non solo la conservazione, ma di bypassare le modalità di formazione del documento informatico. In caso di contenzioso verrà sicuramente tenuto conto dell’assenza di tali aspetti, in quanto ribadiamo che il 2215-bis è attivo, le Linee Guida AgID sono attive, così come lo è il Codice dell’amministrazione digitale. Assoconservatori conferma che l’unica tecnologia in grado di assicurare la compliance alla normativa vigente in termini di immodificabilità, integrità, leggibilità e reperibilità dei registri resta la conservazione digitale.

Facciamo chiarezza: cosa non è a norma?

• Chi paga le imposte calcolate sulle 2500 registrazioni ma non conserva digitalmente
• Chi ha deciso di tenere il registro in maniera analogica e in fase di ispezione non ha ancora pagato il bollo calcolato sulle 100 pagine
• Chi non riesce a dimostrare l’immodificabilità, integrità e autenticità dei registri tenuti sui propri server

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