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Dal 2009 Itinera Events organizza eventi di successo in tutta Italia e all’estero: una realtà in rapida crescita, con l’esigenza di coordinare flussi di cassa complessi e monitorare le spese aziendali. Da diversi mesi l’azienda utilizza la soluzione Agicap Cashflow con ottimi risultati; recentemente ha adottato la nuova funzionalità Agicap Spend Management per il controllo delle spese con carte aziendali e anche questa ha soddisfatto pienamente le aspettative. Ce ne parla l’Executive Director Domenico Piccoli.
Itinera Events è un’azienda con radici in Puglia ma conosciuta in tutta Italia e anche all’estero per la sua capacità di organizzare e gestire eventi di notevole richiamo, che lasciano un ricordo positivo e perdurante. Le attività spaziano dai meeting e congressi ai matrimoni, passando per il corporate team building e gli incentive: la lista di clienti entusiasti, privati e business, è lunga e in costante crescita.
Dagli inizi con attività prevalentemente stagionali, Itinera si è evoluta parecchio: ora è una realtà con otto dipendenti e una nutrita schiera di collaboratori, che possono arrivare a 50 nel caso degli eventi più complessi. Il fatturato riflette questa crescita: il 2023 si chiuderà con un aumento del 20%, passando da 2 a 2,5 milioni di euro. Grazie a questa crescita è stato possibile centralizzare attività come il magazzino in un minor numero di sedi con maggiori dimensioni, incrementando l’efficienza dell’handling.
Contenuti emozionali
Il fattore chiave del successo di Itinera è la capacità di comprendere le esigenze pratiche del cliente e tradurle in un’organizzazione che, pur funzionando con estrema precisione e senza che si verifichi nulla di non previsto dagli organizzatori, riesca a emozionare e sorprendere il pubblico. Non per nulla la maggior parte dei professionisti in azienda ha un background artistico e significative esperienze anche all’estero: questo si riflette nella creatività e originalità delle proposte, in grado di raggiungere i concreti obiettivi del committente mantenendo intatta la capacità di stupire.
Il carattere emozionale dell’attività non lascia però spazio a forme di improvvisazione, se non prettamente artistiche: la parte pratica richiede di organizzare i flussi di materiali, persone e risorse con rigore e metodo. Questo vale naturalmente anche per le risorse finanziarie: se ogni evento è complesso da questo punto di vista, la gestione simultanea di più eventi in diverse location, con diversi servizi che per loro natura impongono pagamenti puntali o anticipati, come la fornitura di elementi deperibili, impone un perfetto coordinamento del cash flow per evitare tensioni di liquidità.
I software si evolvono
Itinera si è inizialmente adattata a utilizzare gestionali standard, che presto si sono rivelati macchinosi e poco flessibili rispetto alle esigenze dell’azienda: è quindi iniziata la ricerca di soluzioni più collaborative.
“Abbiamo cercato in rete soluzioni più avanzate, interpretando le offerte per capire quali si potessero adattare meglio alle nostre necessità, interfacciandosi in tempo reale con le banche e permettendoci di monitorare i flussi di cassa legati alle diverse attività in corso,” spiega Domenico Piccolo, Executive Director dell’azienda.
Non è stato difficile identificare Agicap Cashflow come la soluzione più indicata: il team commerciale dell’azienda si è adoperato per dimostrare la facilità di utilizzo e flessibilità dello strumento, la sua compatibilità con i gestionali dell’azienda e delle banche e la possibilità di avere tutta la situazione finanziaria sotto controllo senza alcuna difficoltà.
Inizialmente Itinera utilizzava il software Agicap Cashflow in combinazione con un altro gestionale per il monitoraggio delle spese aziendali dai costi ragionevolmente contenuti, ma quando Agicap ha lanciato la funzionalità Agicap Spend Management è stato subito evidente che la concorrenza non poteva competere nemmeno sul fronte del prezzo.
Una funzionalità utile e gratuita
Agicap Spend Management è un’idea semplice e geniale che, senza alcun esborso da parte dell’azienda cliente per l’acquisto del tool (si tratta infatti di una funzione del software Agicap), permette di risparmiare tempo e ridurre i costi legati alla gestione delle spese aziendali con carta, centralizzando e rendendo automatica l’attività in tutte le sue fasi.
Dall’emissione di carte di debito per i dipendenti alla rendicontazione degli esborsi sostenuti, fino all’aggregazione dei dati relativi alle spese, con la possibilità di scaricarli in un unico file per semplificare le registrazioni in contabilità: la gran parte delle operazioni sono automatizzate, eliminando i compiti ripetitivi e le fonti di errore.
Agicap Spend Management permette di creare rapidamente carte di debito fisiche o virtuali. La carta può essere personalizzata per ogni dipendente variando in tempo reale i limiti di spesa e introducendo eventuali restrizioni; le spese sono monitorate costantemente, in modo centralizzato ma suddivise per singolo dipendente.
Quando il dipendente paga con la carta, l’amministrazione può vedere subito la transazione tra le spese effettuate. Contestualmente parte un promemoria per il dipendente, in modo da ricordargli di caricare il giustificativo. Questo può essere facilmente trasmesso in amministrazione utilizzando un normale smartphone.
L’amministrazione potrà verificare che la ricevuta sia stata caricata e che sia leggibile; nel caso il dipendente tardi a inviarla, sarà possibile procedere con solleciti periodici, per richiedere il giustificativo mancante. Alla fine del periodo di rendicontazione, con pochi clic sarà possibile scaricare i file con tutte le ricevute, facilitando l’invio all’ufficio contabilità.
Agicap Spend Management riduce praticamente a zero il numero di spese prive di giustificativo: le chiusure contabili sono puntuali e precise.
Sono molti gli aspetti di Agicap Spend Management ad aver colpito positivamente Domenico Piccoli e il suo staff.
“Le differenze in positivo di Agicap Spend Management si sono fatte notare subito”, ha spiegato; “diversi aspetti, dalla rapida spedizione delle carte fisiche alla flessibilità con la quale è possibile gestire e monitorare le singole carte con un’unica interfaccia, hanno subito fatto apprezzare i vantaggi di questo software”.
Ma le qualità di Agicap non si esauriscono con le prestazioni del tool: “il supporto fornito dall’azienda è eccellente, sia per quanto riguarda l’assistenza per dubbi spot, sia come formazione, della quale riusciamo ad approfittare nei momenti di relativa calma dati dalla stagionalità del nostro lavoro,” prosegue Piccoli.
Sviluppi futuri
Gli aspetti di Agicap Spend Management più graditi da Itinera sono stati “l’approccio schematico e la facilità di parametrare il software in base alle nostre esigenze”, come spiega Piccoli.
Complessivamente l’esperienza di Itinera con il software Agicap è stata perfettamente allineata alle aspettative: come conclude Piccoli, “saremo ben lieti di scoprire le nuove funzionalità che Agicap sarà in grado di aggiungere ai suoi software in futuro e di sperimentarle, confidando che ci diano le stesse soddisfazioni di Agicap Cashflow e Agicap Spend Management”.
Agicap Italia, filiale della multinazionale francese Agicap leader nello sviluppo di software per la gestione dei flussi di cassa aziendali, è attiva dal 2021; i suoi oltre 1.000 clienti ne apprezzano la capacità di offrire soluzioni intelligenti e scalabili, accompagnate da un supporto costante e personalizzato. Il software Agicap permette a dirigenti e manager di avere una visione chiara della situazione di cassa presente e futura, facilitando previsioni accurate e l’implementazione di strategie basate su analisi approfondite.
Fondata nel 2016 da Sébastien Beyet, Lucas Bertola e Clément Mauguet, Agicap è cresciuta fino a diventare una multinazionale europea con oltre 500 persone negli uffici di Lione, Berlino, Milano, Londra e Lisbona e più di 7.000 clienti in Europa. Ad oggi Agicap ha raccolto oltre 121 milioni di dollari da investitori internazionali tra cui Blackfin Capital Partners, Partech e Greenoaks.
Agicap Italy Srl
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